Siebengebirgsblick 12
53343 Wachtberg-Villip
Tel.: 0228-954630
Fax 0228-9546322
o.iperen@vaniperen.de
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Sie befinden sich hier: Aktuell > Digitaler Auftragszettel
Der digitale Datenaustausch Praxis & Labor – Wichtige Fakten und Lösungen für die Realisierung bis zum 01.01.2012
Im neuen Jahr 2012 stehen in der zahnärztlichen und zahntechnischen
Rechnungslegung grundlegende Änderungen an, auf die wir uns gemeinsam
vorbereiten müssen.
Alle Zahnarztpraxis sind gemäß § 295 Abs. 4 SGB V verpflichtet, Ihre Leistungen mit den KZV`en elektronisch oder maschinell verwertbar abzurechnen.
Dies schließt auch unsere Laborrechnung mit ein, die als XML-Datei von Ihnen an die KZV übertragen werden muss.
Die Vorbereitung dafür muss bis spätestens zum 31.12.2011 erfolgt sein, da der elektronische Datenaustausch zum 01.01.2012 erfolgen soll.
Wir möchten keine Panik verbreiten, geben aber folgendes zu bedenken: Nur noch wenige Monate verbleiben den rund 60.000 Zahnarztpraxen und ca. 8.000 Dentallabors sich über das nachfolgend beschriebene Prozedere zu verständigen!
Wie ihre Zahnarztpraxis mit der Zahntechnik van Iperen GmbH diese Aufgabe gemeinsam meistern kann, verraten Ihnen die nachstehenden Informationen.
Was ist neu?
Rechtliche Grundlagen und Erfordernisse für die Praxis
Allgemein: Praxen sind nach dem DTA-Vertrag verpflichtet, Ihre Abrechnung für den ZE-Bereich ab dem 01.01.2012 zu digitalisieren. Dabei reicht es nicht, wie in der Vergangenheit, Zahntechnik-Leistungen und Material insgesamt einzutragen, sondern die Praxis muss folgende Daten von Hand in die Praxisverwaltungssoftware einpflegen:
Entscheidend für die Zuordnung der jeweiligen Laborrechnung zu dem abzurechnenden HKP (sofern diese nicht manuell von der Praxis ein 2. Mal erfasst werden) sind folgende Zuordnungskriterien:
Alle Zahnarztpraxis sind gemäß § 295 Abs. 4 SGB V verpflichtet, Ihre Leistungen mit den KZV`en elektronisch oder maschinell verwertbar abzurechnen.
Dies schließt auch unsere Laborrechnung mit ein, die als XML-Datei von Ihnen an die KZV übertragen werden muss.
Die Vorbereitung dafür muss bis spätestens zum 31.12.2011 erfolgt sein, da der elektronische Datenaustausch zum 01.01.2012 erfolgen soll.
Wir möchten keine Panik verbreiten, geben aber folgendes zu bedenken: Nur noch wenige Monate verbleiben den rund 60.000 Zahnarztpraxen und ca. 8.000 Dentallabors sich über das nachfolgend beschriebene Prozedere zu verständigen!
Wie ihre Zahnarztpraxis mit der Zahntechnik van Iperen GmbH diese Aufgabe gemeinsam meistern kann, verraten Ihnen die nachstehenden Informationen.
Was ist neu?
Rechtliche Grundlagen und Erfordernisse für die Praxis
Allgemein: Praxen sind nach dem DTA-Vertrag verpflichtet, Ihre Abrechnung für den ZE-Bereich ab dem 01.01.2012 zu digitalisieren. Dabei reicht es nicht, wie in der Vergangenheit, Zahntechnik-Leistungen und Material insgesamt einzutragen, sondern die Praxis muss folgende Daten von Hand in die Praxisverwaltungssoftware einpflegen:
- Laborname
- Labor ID
- Herstellungsort
- Abrechnungsbereich
- NEM Einzelpreis
- NEM Abrechnungszeitraum
- Laborrechnungsdatum
- Auftragsnummer des Labors
- Gesamtbetrag netto
- Mehrwertsteuer
- Gesamtbetrag brutto
- Artikelnummern der Rechnung BEL, Material
- Leistungsbeschreibung
- Einzelpreis
- Mengen
Das bedeutet, dass die Praxis jede einzelne Laborrechnung noch einmal neu
und von Hand erfassen müsste.
Konsequenzen und Anforderungen für das Labor
Allgemein: Labore sind nicht generell verpflichtet, ihre Rechnung digital
zu übertragen. Dies wird der Markt regeln. Grundsätzlich gib es
3 Verhaltensweisen für das Labor
- Keine Übertragung der Daten digital
- Versand der XML Datei per Email, USB-Stick oder CD vom Labor an die Praxis
- Bereitstellung des digitalen Auftragszettels
Entscheidend für die Zuordnung der jeweiligen Laborrechnung zu dem abzurechnenden HKP (sofern diese nicht manuell von der Praxis ein 2. Mal erfasst werden) sind folgende Zuordnungskriterien:
- HKP-/Fall-Nummer des abzurechnenden Plans
- KZV-Nummer des behandelnden Zahnarztes
- Praxisstempelnummer des behandelnden Zahnarztes
- Patientennummer
Doch woher soll das Labor diese Information haben?
Grundsätzlich ist die Aufgabenstellung zu lösen, wie das Labor
diese Informationen neben allen anderen Auftragsinformationen möglichst
ohne Übertragungsfehler erhält. Die Lösung könnte eine
digitalisierte Beauftragung sein. Nachfolgende Übersicht vermittelt
einen Eindruck der Vor- und Nachteile der genannten Verhaltensweisen für
Praxis und Labor
Die Hobbylösung
Es gibt natürlich unterschiedliche Wege, ohne digitalen Auftragszettel
weiter zu arbeiten, getreu dem Motto: "Wir machen erst mal nichts!"
oder "Wir verwenden E-Mail, USB, CD etc. für den digitalen Datenaustausch."
Diese Haltung kann sowohl für Ihre Praxis und unser Labor Probleme
verursachen.
Probleme für Praxen
- Enormer Erfassungsaufwand der zahntechnischen Informationen (BEL-Positionen etc.)
- Fehler durch manuelles Erfassen
- Permanente Rückfragen im Labor
- Bei umsatzstarken Praxen kaum beherrschbarer Verwaltungsaufwand
- Hohes Frustpotential in der Praxis
- evtl. Sanktionen durch die KZV
- Beauftragung bedarf mehr Schreibaufwand aufgrund zusätzlicher Informationen
- Schlechte Zuordnungsmöglichkeiten der Rechnung bei einem Übertragungsfehler
- Rechnungen können "verloren" gehen
- Vorgehen erfordert hohe EDV Affinität (Arbeiten mit dem Dateisystem)
- regelmäßige Rückfragen im Labor bei nicht zuordnungsfähigen Rechnungsdaten
- HKP Nummer, KZV-Nummer + Stempelnummer werden automatisch fehlen
- Permanente Rückfragen in der Zahnarztpraxis
- Neue Auftragszettel müssen erstellt / gedruckt werden
- Schlechte Zuordnungsmöglichkeiten der Rechnung bei einem Übertragungsfehler
- regelmäßige Rückfragen durch die Praxis bei nicht zuordnungsfähigen Rechnungsdaten
- Zusätzlicher Zeitaufwand bei der Belegerfassung
Konzept statt Flickwerk -
die Lösung von Zahntechnik van Iperen GmbH der digitale Auftragszettel
inklusive XML-Datei
Vorteile für Ihre Praxis
Router: Sonicwall TZ 100 mit oder ohne Wireless Lan
Servive und Support: Sonicwall TZ 100 Series Compreh Gateway Security Suite, 3Y
Der Workflow
Die Oberfläche zeigt nach dem individuellen Praxislogin die wichtigsten Funktionen über den Internetbrowser an. login.digitaler-auftragszettel.de Jede Praxis bekommt ihre eigenen Zugangsdaten von uns.
Über die Kostenvoranfrage kann die Praxis leicht und spielerisch Kostenvoranschläge im Labor anfragen. Über die Schaltfläche Auftragserfassung kann die Praxis mit wenigen Klicks einen eindeutigen Auftrag erfassen und im Belegarchiv finden Sie alle Angebote und selbstverständlich Rechnungen, um Sie in die Praxisverwaltung zu übernehmen. Durch die einheitliche Schnittstelle funktioniert das bei den allermeisten Programmen.
Beispielhaft erfassen Sie also einen Auftrag.
Es werden genau die Positionen abgefragt, die sonst auf den Papierauftrag geschrieben werden.
Interessant ist auch die Möglichkeit, dem Auftrag direkt Bilder hinzuzufügen. Dies ist natürlich wichtig für das Labor, wenn es z.B. um die Herstellung von Bohrschablonen, Implantatarbeiten etc. geht.
Steht in der Praxis die Anschaffung eines Mundscanners bevor, ist auch dies für den digitalen Auftragszettel kein Problem. Auch diese Daten lassen sich übertragen. Last but not least die Termine und Notizen.
Workflow im Labor
Auch hier ein eindeutiger Vorteil des digitalen Auftrags. Die hier erfassten Notizen sind lesbar und nachvollziehbar. Rückfragen durch das Labor sind kaum noch erforderlich. Für den Dentalbeutel kann ein kleines Barcodeetikett gedruckt werden, damit das Labor den Auftrag nur noch einzubuchen braucht.
Es kann dann im Labor ein wirklich eindeutiger Laborauftrag ohne zusätzliche Erfassung in das Qualitätsmanagement integriert werden.
Ist die Arbeit fertig und hat das Labor den elektronischen Datensatz mit der Laborrechnung in die Praxis geschickt, bekommt die Praxis durch ein kleines kostenfreies Zusatzprogramm die Ankunft dieser Abrechnungsdatei automatisch angezeigt.
Die Daten können, mittels dieser im digitalen Auftragszettel erzeugten Datei, in die zahnärztliche Abrechnungssoftware übernommen werden!
Eine wirklich feine Sache. Intuitiv und innovativ.
Vorteile für Ihre Praxis
- Alle Daten werden nur einmalig erfasst
- Wichtige Informationen können aufgrund des benutzerführenden Systems nicht vergessen werden
- Belegarchiv für Kostenvoranschläge, Aufträge und Rechnungen werden vermieden
- große Zeitersparnis
- Der Schreibaufwand ist gering
- Bildinformationen zum Auftrag können leicht übermittelt werden
- Die elektronischen Aufträge sind eindeutig
- weniger Rückfragen
- lesbarer Laborauftrag führt zu mehr Qualität
- Reaktionszeit und Terminsicherheit
- verschlüsselter Versand der Dateien
- Auftragserfassung in unserer Laborabrechnungssoftware entfällt,
da der Beleg durch den digitalen Auftragszettel automatisch eingelesen werden
kann
- Übertragungsfehler werden somit vermieden
- die elektronischen Aufträge sind eindeutig und lesbar
- durch das Einlesen des digitalen Auftragszettels ist die Laborrechnung
vor erfasst
- wichtige Informationen für die eindeutige Zuordnung des Auftrages
wie HKP-Nr., KZV-Nr. und Stempel-Nr. werden automatisch übermittelt
- mitgeschickte digitale Bilder sind dem Auftrag automatisch zugeordnet
- Integration von Anfang an in das Qualitätsmanagement
- durch die erleichterte Erfassung des Auftrages für die Praxis,
bevorzugte Beauftragung
- digitale Signatur der Belege
Router: Sonicwall TZ 100 mit oder ohne Wireless Lan
Servive und Support: Sonicwall TZ 100 Series Compreh Gateway Security Suite, 3Y
Der Workflow
Die Oberfläche zeigt nach dem individuellen Praxislogin die wichtigsten Funktionen über den Internetbrowser an. login.digitaler-auftragszettel.de Jede Praxis bekommt ihre eigenen Zugangsdaten von uns.
Über die Kostenvoranfrage kann die Praxis leicht und spielerisch Kostenvoranschläge im Labor anfragen. Über die Schaltfläche Auftragserfassung kann die Praxis mit wenigen Klicks einen eindeutigen Auftrag erfassen und im Belegarchiv finden Sie alle Angebote und selbstverständlich Rechnungen, um Sie in die Praxisverwaltung zu übernehmen. Durch die einheitliche Schnittstelle funktioniert das bei den allermeisten Programmen.
Beispielhaft erfassen Sie also einen Auftrag.
Es werden genau die Positionen abgefragt, die sonst auf den Papierauftrag geschrieben werden.
Interessant ist auch die Möglichkeit, dem Auftrag direkt Bilder hinzuzufügen. Dies ist natürlich wichtig für das Labor, wenn es z.B. um die Herstellung von Bohrschablonen, Implantatarbeiten etc. geht.
Steht in der Praxis die Anschaffung eines Mundscanners bevor, ist auch dies für den digitalen Auftragszettel kein Problem. Auch diese Daten lassen sich übertragen. Last but not least die Termine und Notizen.
Workflow im Labor
Auch hier ein eindeutiger Vorteil des digitalen Auftrags. Die hier erfassten Notizen sind lesbar und nachvollziehbar. Rückfragen durch das Labor sind kaum noch erforderlich. Für den Dentalbeutel kann ein kleines Barcodeetikett gedruckt werden, damit das Labor den Auftrag nur noch einzubuchen braucht.
Es kann dann im Labor ein wirklich eindeutiger Laborauftrag ohne zusätzliche Erfassung in das Qualitätsmanagement integriert werden.
Ist die Arbeit fertig und hat das Labor den elektronischen Datensatz mit der Laborrechnung in die Praxis geschickt, bekommt die Praxis durch ein kleines kostenfreies Zusatzprogramm die Ankunft dieser Abrechnungsdatei automatisch angezeigt.
Die Daten können, mittels dieser im digitalen Auftragszettel erzeugten Datei, in die zahnärztliche Abrechnungssoftware übernommen werden!
Eine wirklich feine Sache. Intuitiv und innovativ.